Traitement des données à caractère personnel des personnes portant acte de candidature sur le site de AW EUROPE s.a. et AW Technical Center Europe s.a. ("Les Candidats")

 1. Types de données traitées

  1.  Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
  2. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et lescookies ;
  3. Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil,la nationalité et la langue ;
  4. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
  5. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
  6. Curriculum académique ;
  7. Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
  8. Expériences professionnelles ;
  9. Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
  10. Publications ;
  11. Informations concernant l’emploi actuel ;
  12. Informations concernant le recrutement ;
  13. Informations concernant la fin de l’emploi ;
  14. Données relatives à la carrière ;
  15. Données relatives à l’organisation du travail ;
  16. Données salariales ;
  17. Evaluation ;
  18. Formation à la fonction ;
  19. Images ;
  20. Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
  21. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts

Il n’est, par principe, jamais demandé aux candidats de communiquer des informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier.

C’est pourquoi, quand un(e) candidat(e) remplit un formulaire de candidature ou complète son profil ou échange de quelque manière que ce soit avec un membre du personnel des sociétés AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. , il lui est demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type, c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions.

2. Collecte des données

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

Envoi d’une candidature

Les sociétés AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. traitent l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à AW EUROPE s.a. ou AW Technical Center s.a., les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après: expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un ou une candidat(e) choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il/elle accepte explicitement que AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. utilisent ces données pour le/la contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations et, s’il/elle le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

 Entretien de recrutement

Lorsqu’un ou une candidat(e) accepte de passer un entretien avec un ou plusieurs représentant des sociétés AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a., il accepte explicitement que ces sociétés utilisent ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, éventuellement au moyen de tests linguistiques et/ou psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis.

Ce qui précède implique notamment que AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. prennent le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

3. Finalités du traitement

Ces données sont traitées par AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures.

Ceci implique :

- La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des tests linguistiques, des questionnaires de personnalité, etc.

- La sauvegarde de ces données ;

- La consultation de ces données ;

- La vérification et l’analyse de ces données ;

- La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;

- La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que le candidat a consenti à ces finalités que AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. sont autorisées à traiter ses données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. de réaliser les finalités précitées.

En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. ne seraient alors pas en mesure, par exemple, de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent.

Cela étant, puisque ce traitement de données est uniquement basé sur le consentement du candidat, il lui est loisible de le retirer, à tout moment, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement.

 4. Partage des données

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

 - Les candidats eux-mêmes ;

 - Les membres du personnel de AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. concernés par le recrutement;

 - Les sous-traitants de AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a.  (par exemple l’hébergeur informatique ou le fournisseur de l’outil de recrutement) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;

 - Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.

 5. Durée de conservation des données

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. .

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 1 an après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a.  durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles.

Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par email 4 semaine(s) avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a.  de conserver leurs données pour un nouveau délai de deux ans afin de permettre à AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a.  de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser.

En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période d’un an, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 4 semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

 6. Droits

Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les éditer, de les corriger et de les supprimer. Il leur est également loisible de retirer leur consentement quant au traitement de leurs données personnelles. Ce retrait entrainera automatiquement une suppression immédiate et irréversible de leurs données personnelles.

Moyennant l’envoi d’une demande (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée par email à GDPR@AWEUROPE.BE ou par courrier ordinaire et la justification de son identité, chaque candidat peut obtenir de AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a.  une copie (y compris sous format électronique) gratuite des données à caractère personnel le concernant, ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données qui ne seraient pas exactes ou complètes, ou la limitation du traitement, et ce dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande.

Chaque candidat bénéficie également du droit à la portabilité de ses données. Passé ce délai d’1 mois, si aucune réponse ou réaction n’a eu lieu de la part de AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a., le candidat peut alors considérer que sa demande a été rejetée.

Dans le cas où AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. auraient transmis les données visées à d’autres personnes, AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a. prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande d’effacement de tout lien vers ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

Si un candidat souhaite introduire une réclamation, il peut le faire auprès de l’Autorité de Protection des Données // la Commission de la Protection de la Vie Privée, rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles, www.privacycommission.be

 7. Protection des données

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center situé aux Pays-Bas.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié.

AW EUROPE s.a. et AW Technical Center s.a.  conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.

 

Politique de Protection des Données

AW(TC) Europe

V 1.1 (07/2018

1.Introduction et champ d’application

Dans l’exercice de ses activités, AW(TC) Europe traite diverses données tant à caractère commercial que personnel. La présente politique porte sur les différents types de traitement de données à caractère personnel, notamment  les données à caractère personnel concernant  les travailleurs, clients, visiteurs de nos sites Web, fournisseurs ou toute autre personne nous contactant.

AW(TC) Europe mesure pleinement l’importance de la protection des données à caractère personnel et comprend les préoccupations de ses travailleurs, clients, fournisseurs et autres personnes avec lesquelles elle entretient des contacts pour ce qui concerne le  traitement de leurs données à caractère personnel. Lorsqu’elle traite des données à caractère personnel, AW(TC) Europe tient toujours soigneusement compte de leur protection.

Au sein de l’entreprise, diverses personnes  peuvent avoir accès dans l’exercice de leur fonction aux données personnelles des travailleurs (le terme « travailleur » s’entend ici de manière large incluant toutes les personnes amenées à travailler q pour AW(TC) Europe, notamment  les prestataires de services et consultants indépendants, les travailleurs temporaires,  intérimaires, stagiaires, étudiants, bénévoles, anciens travailleurs) et d’autres personnes (clients et fournisseurs). Toutes ces  personnes en lien avec AW(TC) Europe sont   concernées par la présente politique.

Cette politique est conçue pour fournir une norme minimale uniforme pour la protection des données personnelles applicable à AW(TC) Europe S.A. et à ses filiales respectives. Cette politique sera appliquée par toutes les entités au sein d'AW(TC) Europe, sauf si d'autres lois en vigueur sur la protection des données obligatoires contiennent des obligations et des conditions plus strictes.

Toute personne ayant accès aux données personnelles traitées par AW(TC) Europe est tenue de se conformer à cette politique. Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures ou sanctions disciplinaires, telles qu'un avertissement, une révocation ou toute autre sanction autorisée par la loi, sans préjudice du droit d'AW(TC) Europe d'intenter une action civile ou pénale.

Le responsable du traitement des données dans le cadre de l’application de la présente politique est  AW(TC) Europe S.A., dont le siège social est établi à Avenue de l'Industrie 19, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgique et enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous les numéros : 0441.938.532 - 0474.474.114

2. Point de contact pour la protection des données à caractère personnel

AW(TC) Europe a créé un point de contact RGPD pour assurer la mise en œuvre et l'application du Règlement général sur la protection des données (également appelé «RGPD») et de cette politique. Pour exercer l'un de vos droits (voir l'article 7 de cette politique), ou si vous souhaitez poser des  questions sur la manière dont AW(TC) Europe traite vos données personnelles, veuillez envoyer un e-mail à GDPR@aweurope.be ou écrire à AW(TC) Europe par lettre recommandée à l'adresse ci-dessous :

                AW(TC) Europe GDPR Contact

                Avenue de l’Industrie 19, Parc Industriel, 1420 Braine-l’Alleud, Belgique

3.Définitions

La législation relative à la protection des données à caractère personnel est une matière abstraite, qui a son propre langage. Vous trouverez ci-dessous quelques définitions qui vous aideront à mieux comprendre la terminologie et, par extension, la présente politique.

a.   Législation en matière de protection des données

Diverses lois peuvent s’appliquer en fonction du cas concret de  traitement des données à caractère personnel. Les principes et obligations de base sont contenus dans le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE. Cette réglementation est également dénommée Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou General Data Protection Regulation (GDPR). La Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques s’applique dans des cas particuliers (par exemple le traitement de données de localisation ; l’utilisation de cookies).

Outre la réglementation européenne, la législation nationale spécifique sur la protection des données s’applique également, c’est-à-dire, toute législation secondaire prise en Belgique quant à la protection des données à caractère personnel et au RGPD, en ce compris de la législation prise pour transposer la Directive 2002/58/CE du 12 juillet 2002 relative à la vie privée et aux communications électroniques, ainsi que les lignes directrices ou codes de conduite émis par l’Autorité belge de protection des données (ainsi que toute modification, mise à jour ou remplacement ultérieurs).

b.   Données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, également dénommée la « personne concernée ». Une personne est réputée être identifiable lorsqu’une personne physique peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment au moyen d’un identifiant (un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne) ou d’un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

c.   Responsable du traitement

Le responsable du traitement est une personne physique ou morale (une entreprise, par exemple), une autorité publique, un service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel.

d.   Sous-traitant

Le sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sur instruction de ce dernier.

e.Traitement de données à caractère personnel

Un traitement de données à caractère personnel est toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés (par exemple logiciel) et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, par exemple la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

f.   Fichier

Un fichier est tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique. 

Cela concerne donc à la fois les fichiers électroniques structurés au moyen d’un logiciel ou d’applications dans le cloud et les dossiers et fichiers papier, pour autant qu’ils soient organisés et structurés de façon logique par une connexion à des personnes ou qu’ils soient liés à des personnes à l’aide de critères.

4.Principes applicables à la collecte et au traitement des données à caractère personnel

En plus d’avoir son propre langage, la législation en matière de protection des données prescrit plusieurs principes de base que tout responsable du traitement doit respecter pour se conformer à cette législation.

En cas de doute sur l’application de ces principes dans un cas concret, n’hésitez pas à contacter l’équipe en charge de la protection des données point de contact RGPD pour plus d’informations.

a.   Licéité

La législation en matière de protection des données prescrit que les données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite et loyale à l’égard de la personne concernée.

La régularité du traitement implique l’existence d’un fondement juridique. En principe, les données à caractère personnel peuvent uniquement être traitées si: 

  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci.
  • Le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale imposée au responsable du traitement.
  • Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les droits fondamentaux et les libertés de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel.
  • La personne concernée donne son consentement. Le responsable du traitement devra informer préalablement la personne concernée notamment de la finalité pour laquelle le consentement est demandé, quelles données à caractère personnel seront collectées pour le traitement, du droit de retirer le consentement, des conséquences possibles pour la personne concernée dans le cadre de la prise de décision et le profilage individuels automatisés, ainsi que du transfert des données vers des pays tiers.

La personne concernée peut à tout moment révoquer le consentement qu’elle a accordé à AW(TC) Europe pour le traitement de ses données à caractère personnel à une finalité de traitement déterminée. AW(TC) Europe cessera alors de traiter ces données, pour le traitement desquelles la personne concernée avait donné son consentement, et AW(TC) Europe  l’informera des conséquences possibles du retrait de son consentement. Si AW(TC) Europe traite les données à caractère personnel de la personne concernée à d’autres finalités et invoque pour ce faire d’autres fondements juridiques, elle pourra continuer à traiter les données de la personne concernée.

Lorsqu’elle  traite des données à caractère personnel, AW(TC) Europe garantit qu’elle se fonde toujours au moins sur l’un des fondements juridiques susmentionnés. Si vous avez des questions sur les fondements juridiques invoqués par AW(TC)Europe, n’hésitez pas à contacter le point de contact RGPD.

Certaines catégories de données à caractère personnel ont un caractère sensible, de sorte que la Législation en matière de protection des données a prévu un régime plus strict pour ces catégories de données (également dénommées « données sensibles »). Il s’agit des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, les données biométriques permettant d’identifier une personne physique de manière unique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne. Les données relatives aux infractions ou condamnations pénales constituent également une catégorie particulière.

En principe, le traitement de ces données sensibles est interdit sauf si l'entreprise peut se référer à l'une des exceptions. Dans un nombre limité de cas, si AW(TC) Europe traite des données personnelles sensibles, la personne concernée en sera informée au préalable. Pour plus d'informations sur le traitement des données personnelles sensibles par AW(TC)Europe, veuillez contacter le point de contact RGPD.

b.   Loyauté

AW(TC) Europe garantit que les données à caractère personnel seront traitées: 

  • Pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne seront pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités initiales pour lesquelles les données ont été collectées. AW(TC) Europe devra à tout moment communiquer clairement les finalités avant de débuter le traitement.
  • Dans les limites de ce qui est nécessaire pour les finalités pour lesquelles les données ont été collectées. Quand c’est possible, AW(TC) Europe anonymisera ou pseudonimisera les données afin de limiter au maximum l’impact pour la personne concernée. Cela signifie que le nom ou l’identifiant sera remplacé de manière à rendre l’identification d’une personne difficile, voire impossible.
  • Pendant une durée limitée et pour autant que ce soit nécessaire pour la finalité concernée.
  • Correctement et, si nécessaire, les données seront mises à jour. AW(TC) Europe adoptera toutes les mesures nécessaires pour effacer ou corriger les données à caractère personnel, compte tenu des finalités du traitement.

 c. Transparence (données à caractère personnel collectées et finalités du traitement) 

En principe, AW(TC) Europe traite les données à caractère personnel directement fournies par la personne concernée. Le responsable du traitement qui traite les données à caractère personnel de la personne concernée devra systématiquement lui communiquer les informations suivantes :

  • l’identité et les coordonnées du responsable du traitement ;
  • la finalité du traitement et son fondement légal ;
  • si le responsable du traitement invoque un intérêt légitime pour procéder au traitement des données à caractère personnel, une explication de cet intérêt ;
  • les (catégories de) destinataires des données à caractère personnel ;
  • le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers (en dehors de l’UE) ou des organisations internationales (+ sur quelle base) ;
  • la durée de conservation des données ou les critères en vertu desquels la durée de conservation est définie ;
  • les droits de la personne concernée (notamment le droit de retirer son consentement) ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;
  • une justification si la communication des données à caractère personnel est une obligation contractuelle ou légale ;
  • la logique qui sous-tend les procédés de prise de décisions automatisés et leurs conséquences juridiques possibles pour la personne concernée ;
  • si le responsable du traitement reçoit des données à caractère personnel de la part d’un tiers, il doit informer clairement la personne concernée des catégories de données ainsi reçues et lui communiquer l’identité de ce tiers.

Si la personne concernée dispose déjà de toutes les informations, AW(TC) Europe ne l’informera pas inutilement du traitement de ses données à caractère personnel.

Si AW(TC) Europe  traite les données à caractère personnel à d’autres finalités, incompatibles avec les finalités pour lesquelles elles ont initialement été collectées (la nouvelle finalité n’est pas décrite dans la note d’information initiale et la personne concernée ne peut deviner que ses données à caractère personnel seront également traitées à cette nouvelle fin), AW(TC) Europe  prendra toutes les mesures nécessaires pour traiter ces données de façon licite et il en informera la personne concernée.

AW(TC) Europe peut fournir les informations tant sur une base collective qu’individuelle et  veillera toujours à ce qu’elles soient rédigées dans un langage compréhensible et simple.

Certains textes législatifs peuvent contenir des exceptions ou imposer des exigences complémentaires pour ce qui est de la communication d’informations aux personnes concernées et auxquelles le responsable du traitement doit se conformer. Ces dispositions légales contraignantes priment sur la présente politique.

 Les données à caractère personnel collectées par AW(TC) Europe peuvent notamment inclure: 

  • Nom, prénom
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone
  • Adresse postale
  • Données financières et fiscales (ex. Numéro de compte bancaire)
  • Date de naissance
  • Situation familiale (ex. État civil)
  • Détails sur l’emploi et la formation
  • Images (ex. Événements d’entreprise)
  • Affichage sur toutes applications et services de médias sociaux auxquels AW(TC) Europe est abonnée
  • Adresse IP, type de navigateur et langue, temps d’accès
  • Détails d’utilisation de nos produits et services

AW(TC) Europe traite les données à caractère personnel dans le but de fournir les services demandés à ses clients, employés, etc.. Dans ce cadre, AW(TC) Europe peut également utiliser des données personnelles dans la correspondance relative à différents services :

  • Gestion de la clientèle
  • Gestion des fournisseurs
  • Administration du personnel et de la paie
  • Relations publiques
  • Sécurité
  • Marketing (ex. Promoshop, Newsletter)
  • Informations commerciales / informations techniques sur les ventes 

Outre les objectifs ci-dessus, AW(TC) Europe peut utiliser les données à caractère personnel collectées via ses sites Web pour : 

  • Gérer et répondre à toute demande soumise via nos sites Web
  • Recevoir des commandes de clients

 d.   Confidentialité et intégrité

AW(TC) Europe  adopte les mesures techniques et organisationnelles requises pour s’assurer  que le traitement des données à caractère personnel soit toujours effectué dans le respect des garanties appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé ou traitement illégal et contre la perte, la destruction ou des dommages d’origine accidentelle. AW(TC) Europe utilise une série de mesures physiques, électroniques et organisationnelles pour garantir la sécurité, la précision et la mise à jour des données.

  • Formation pour les employés concernés afin de s’assurer qu’ils soient conscients de nos obligations de confidentialité lors du traitement des données à caractère personnel
  • Contrôles administratifs et techniques visant à restreindre l’accès aux données à caractère personnel selon le principe du « besoin d’en connaître »
  • Mesures de sécurité physique, telles que les procédures pour accéder aux bureaux, les politiques de bureaux propres etc.

5.Transfert de données à caractère personnel

Dans certains cas, AW(TC) Europe peut être forcée de transmettre des données à caractère personnel à des tiers bénéficiaires, tant au sein du groupe d’entreprises d’AW(TC) Europe  qu’en dehors de celui-ci. Dans tous les cas, les données à caractère personnel sont exclusivement transférées à ces bénéficiaires, qui procèdent au traitement pour des finalités précises, sur la base du principe « need to know » (besoin d’en connaître). Lors du transfert, AW(TC) Europe adopte systématiquement les mesures de sécurité nécessaires, notamment à l’égard des bénéficiaires, afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données à caractère personnel. Le transfert à des tiers peut adopter diverses formes décrites plus en détail ci-après.

 a. Transfert au sein du groupe d’entités d’AW(TC) Europe

Les transferts vers des tiers ne peuvent intervenir que si AW(TC) Europe a respecté les divers principes et obligations imposés par la législation en matière de protection des données. Cela signifie notamment que la personne concernée doit être informée du transfert et de la raison de ce transfert et que la partie cédante peut s'appuyer sur une base légale (consentement de la personne concernée, exécution d'un accord, intérêt légitime, etc.) pour ce transfert.

Lors de ce traitement ultérieur, AW(TC) Europe doit également respecter les autres principes énumérés à l’article 5 de la présente politique.

Lorsque les données à caractère personnel de la personne concernée sont transférées à des entités du groupe, mais qui sont situées hors de l’Espace économique européen (c’est-à-dire l’Union européenne, la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein), AW(TC) Europe prévoit les garanties appropriées décrites au point c.

 b. Transfert à des sous-traitants

AW(TC) Europe peut demander à un tiers, un sous-traitant, de traiter des données à caractère personnel exclusivement pour le compte d’AW(TC) Europe et sur instruction de cette dernière. Le sous-traitant ne peut traiter ces données à des fins propres indépendantes des finalités pour lesquelles AW(TC) Europe fait appel au service du sous-traitant.

AW(TC) Europe peut décider de collaborer avec ces sous-traitants, qui fournissent des services à la demande d'AW(TC) Europe, y compris pour les agences de voyages, les services de location, et d'autres services de conseil professionnels, etc.

AW(TC) Europe utilisera uniquement les sous-traitants et leur fournira des données personnelles si un contrat de sous-traitance est conclu ou s’ils sont conformes aux exigences légales du RGPD.

c. Transfert vers des pays tiers – en dehors de l’Espace économique européen

Il est également possible qu’AW(TC) Europe transfère vos données à caractère personnel à des parties établies dans des pays tiers, c’est-à-dire des pays situés en dehors de l’Espace économique européen en dehors des deux situations visées ci-dessus.

Un tel transfert est possible si le pays où le destinataire est établi offre des garanties légales suffisantes pour la protection des données à caractère personnel et jugées appropriées par la Commission européenne. Dans les autres cas, AW(TC) Europe conclut avec le destinataire un contrat reprenant les clauses standards afin qu’une protection comparable et équivalente à celle de l’Europe soit offerte.

Lorsque cela n’a pas eu lieu ou si ce n’est pas possible, AW(TC) Europe peut, dans certaines conditions, se fonder sur les dérogations prévues par l’article 49 du RGPD  exigeant le consentement de la personne concernée.  Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations ou une copie des garanties en vigueur pour ces transferts internationaux des données à caractère personnel, veuillez vous référer à  la procédure définie à l’article 7.

6.Durée de conservation des données à caractère personnel

AW(TC) Europe conservera des données à caractère personnel sur les différents types de support qu'elle emploie :

  • Aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou les services concernés ;
  • Pour toute période de conservation requise par la loi ; ou
  • Jusqu’à la fin de la période au cours de laquelle des litiges ou des enquêtes pourraient survenir à l’égard d’AW(TC) Europe ou d’AW(TC) Europe.

AW(TC) Europe anonymisera les données à caractère personnel si elle souhaite poursuivre leur utilisation  à des fins statistiques. AW(TC) Europe est autorisée à conserver les données à caractère personnel pendant une période prolongée si la Loi l’exige (jusqu’à l’expiration du délai de prescription), à des fins de gestion de litiges, d’étude ou d’archivage.

7.Droits des personnes concernées

La législation en matière de protection des données prévoit pour les personnes concernées divers droits relatifs au traitement des données à caractère personnel, afin que les personnes concernées puissent continuer d’exercer un contrôle suffisant sur le traitement de leurs données à caractère personnel.

Par la présente politique, AW(TC) Europe s’efforce de fournir autant d’informations que possible aux personnes concernées afin de faire preuve de la plus grande transparence en matière de traitement des données à caractère personnel.

AW(TC) Europe comprend que la personne concernée peut se poser d’autres questions ou vouloir obtenir des précisions au sujet du traitement de ses données à caractère personnel. AW(TC) Europe mesure également l’importance des droits qu’elle s’engage à respecter, compte tenu des limitations légales imposées lors de l’exercice de ces droits. Les divers droits sont décrits plus en détail dans la suite de la présente politique.

 a. Droit d’accès

La personne concernée a le droit d’obtenir la confirmation par AW(TC) Europe que ses données à caractère personnel font l’objet d’un traitement. Si tel est le cas, la personne concernée est en droit de  demander l’accès  à ses données.

AW(TC) Europe informera la personne concernée des éléments suivants :

  • les finalités du traitement ;
  • les catégories de données à caractère personnel concernées ;
  • les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
  • le transfert à des destinataires établis dans des pays tiers ou des organisations internationales ;
  • si possible, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, si ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • le droit pour la personne concernée de demander à AW(TC) Europe la correction ou l’effacement de données à caractère personnel, ou une limitation du traitement de ses données à caractère personnel, ou du droit de s’opposer à ce traitement ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, toute information disponible quant à leur source ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage et des informations utiles concernant la logique sous-jacente de cette prise de décision, ainsi que l’importance et les conséquences prévisibles de ce traitement pour la personne concernée.

AW(TC) Europe fournit en outre une copie des données à caractère personnel traitées. Si la personne concernée demande des exemplaires supplémentaires, AW(TC) Europe se réserve le droit de réclamer des frais administratifs raisonnables.

b. Droit de rectification

Si la personne concernée constate qu’AW(TC) Europe détient des données inexactes ou incomplètes la concernant, elle a le droit de le signaler à AW(TC) Europe  à tout moment afin que l’entreprise   fasse le nécessaire pour corriger ou compléter ses données. Il appartient à la personne concernée de fournir à AW(TC) Europe des données à caractère personnel correctes.

c. Droit à l’oubli

La personne concernée peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel si le traitement n’est pas conforme à la législation en matière de protection des données et dans les limites de cette législation (art. 17 RGPD).

d. Droit à la limitation du traitement

 La personne concernée peut demander la limitation du traitement si:

  • l’exactitude des données à caractère personnel est mise en cause, et ce pendant la période nécessaire à la vérification de leur exactitude ;
  • le traitement est illégal et la personne concernée ne souhaite pas l’effacement des données ;
  • AW(TC) Europe n’a plus besoin des données, mais la personne concernée demande à ce qu’elles ne soient pas supprimées, car elle en a besoin pour l’exercice ou la justification d’une action en justice ;
  • une réclamation est introduite contre le traitement dans l’attente de l’explication des intérêts légitimes qui priment sur les intérêts de la personne concernée.

e. Droit à la portabilité

Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’elles ont fournies à AW(TC) Europe dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. La personne concernée a le droit de transmettre ces données à caractère personnel (directement par AW(TC) Europe) à un autre responsable du traitement. C’est possible si le traitement repose sur le consentement de la personne concernée ou l’exécution du contrat.

f. Droit d’opposition

Si  les données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct (y compris le profilage), la personne concernée peut toujours s’opposer au traitement.

La personne concernée peut également s’opposer au traitement d’une situation spécifique la concernant. Dans ce cas, AW(TC) Europe cessera le traitement, sauf si elle peut   démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux en faveur du  traitement qui prévalent sur les intérêts de la personne concernée, ou qui se rapportent à l’exercice ou à la justification d’une action en justice.

g. Prise de décision individuelle automatisée

La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant de manière significative telle que, par exemple, l’évaluation d’aspects personnels relatifs à l’exécution du travail, la fiabilité, la solvabilité.

Ce droit de ne pas être soumis à une telle prise de décision automatisée n’existe pas quand la décision est autorisée par une disposition légale impérative.

La personne concernée ne peut cependant pas invoquer ce droit si la décision est nécessaire à la création ou à l’exécution du contrat entre la personne concernée et AW(TC) Europe ou si elle repose sur le consentement explicite de la personne concernée. Dans ces deux derniers cas, la personne concernée a le droit à l’intervention humaine d’un membre d’AW(TC) Europe et elle a le droit de faire connaître son point de vue et de contester la décision automatisée.

h.Droit de retrait du consentement

Si la personne concernée a donné son consentement au responsable du traitement pour une finalité de traitement déterminée, la personne concernée peut à tout moment retirer ce consentement en contactant le point de contact RGPD.

i. Procédure concernant l’exercice des droits et autres dispositions

La personne concernée peut exercer ses droits en envoyant un e-mail ou une lettre recommandée au point de contact RGPD d'AW(TC) Europe décrit à l'article 2 de cette politique. AW(TC) Europe peut demander à la personne concernée de s’identifier (copie recto verso de la carte d’identité) afin de s’assurer que l’exercice effectif des droits est demandé par la personne concernée.

En principe, AW(TC) Europe donne suite à la demande de la personne concernée dans un délai d’un mois. Dans le cas contraire, AW(TC) Europe informe la personne concernée des raisons de son  retard dans le suivi de la demande.

8. Révision de cette politique

AW(TC) Europe se réserve le droit d’adapter et de réviser la présente politique si elle le juge nécessaire et pour continuer à se conformer aux exigences légales et / ou aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.